Official Translation: The Legal Significance of Juridical Translation in Brazil

If you spend any time living in Brazil you will soon come across an institution that does not exist in the United States, but which is part of the everyday bureaucratic life of this country.  Brazilian bureaucracy requires government-approved translators to translate all legal documents that originate in non-Portuguese speaking countries into Portuguese.   Such a state-approved translator is called a “Tradutor Público e Intérpretante Comercial.”  This institution can seem alien to many foreigners and having to pay for the meticulous translation of documents that are already certified, notarized and justified may seem egregious.  I met with Dr. Nascimento, a lawyer and tradutora pública, to find out more about the translation process, how it works, and what foreigners should know about her profession. 

I met Dr. Nascimento in her office just off the Beira Mar and around the corner from the Polícia Federal.  I had been to her office many times and and her signature and stamp mark many of my documents, but this was the very first time I had actually met Dr. Nascimento in person. It turns out that Dr. Nascimento is not only trained as a lawyer, but also earned a doctorate from UFSC. She did part of her doctoral studies at the University of Massachusetts and did research at the University of Massachusetts Translation Center.

 “Why,” I asked her, “did the government set up a translation industry in the first place?”

“In order,” Dr. Nascimento responded in the measured phrases of a university professor, “to comply with the law.  First, in order to be valid in Brazil all foreign documents must be translated into Portuguese.  How can the government know that these documents, which will become valid in the Brazilian legal system, have been translated correctly?  That’s where we come in.   

“At the same time, we are self-employed professionals, and not paid or employed by the state.  We work for ourselves and we are responsible for our translations.  Once I sign a translation I am responsible for all legal ramifications if there is a problem with the translation.”  

In fact, she told me, “If I see evidence that any alterations have been made to the document that may indicate that it has been tampered with I am obliged to report the fact using a translator’s note.”

Dr. Nascimento’s duties extend beyond translation and she also works as an interpreter in legal cases.  If you get into trouble with the law while in Brazil you should be sure to contact an authorized translator to make sure you are heard accurately by the judge. 

Dr. Nascimento told me of one case in which a foreigner was accused of both a civil and a criminal offense.  “The judge listened to him and decided that his Portuguese was good enough. Then this foreigner lost his civil case.  When it came time to try his criminal case he hired me to go to the courthouse to help him.  However, the secretary told me that I was not needed. I told her, ‘OK, but my client was the one who hired me to come here today, so please tell the judge that if he is dismissing me I would like the record to reflect that I was here today and he was the one who dismissed me.’ 

“So they let me in.  I sat quietly and listened and my client asked me to step in whenever he needed help.  And it turned out he did need it, because at one point he explained that something had occurred in the “Parking,” which the judge understood as the “Park.” The real word of course was estacionamento.  So it was very important to have an independent, but authoritative, translator present.”

Dr.  Nascimento has also attended weddings and made sure the foreign bride or groom knew what they were promising their soon-to-be spouse:  “If you are going to utter those vows, you’d better know what they mean!”  

After hearing all this I was willing to acknowledge that there was much more to the translator/interpreter’s work than I had understood, but Dr.  Nascimento was intent on dispelling the idea that, “Brasileiro adora carimbo,”or “Brazilians love bureaucracy.” 

“In the United States,” she said, “it’s sometimes much worse.” Taking care not to jeopardize her client’s confidentiality, she gave the example of an American document that she had translated.  The document had been signed and made official by a notary in New York City.  Then she pointed to another document attached to it which was the clerk of the Supreme Court of New York certifying that the notary was, in fact, a notary.  On top of this document was yet a third document, this one certified by the office of none less than Condoleeza Rice, certifying that the clerk was, in fact, the clerk.  “We have nothing like this in Brazil.” 

“The only one they left out was George Bush,” I quipped and we both laughed.

At the end of each translation Dr. Nascimento states the price and how it was reached so that customers understand her fee basis.

So, be aware that whenever you present a foreign document—whether a driver’s license, a marriage certificate, a birth certificate, or anything else—it will need to be translated by someone like Dr. Nascimento in order to be recognized by the Brazilian legal system.

*Sources: http://sweethomefloripa.com/category/brazil-visas/

Advanced Dictionary Of Portuguese Financial, Accounting and Legal Terms

This is an advanced Portuguese vocabulary list, perhaps usefull for those traveling to Brazil or Portugal on Business. This list is a Comprehensive Glossary of Terms in Portuguese used in the areas of Finance, Accounting and Legal Matters. (glossario de termos usados nas áreas de finanças, contabilidade e jurídica):

ação (processo judicial) – lawsuit; propopor uma ação – to sue, to bring suit, to file suit, to file a lawsuit
ação ao portador – bearer share
ação nominativa – nominal share
ação ordinária – common share, common stock
ação preferencial – preferred share, preferred stock
ACC (Adiantamento sobre Contrato de Câmbio) – AAE (Advance Against Exchange)
ACE (Adiantamento sobre Cambiais Entregues) – advance against draft presentation
acionista – stockholder; shareholder
ações – stocks; shares
acumulado, provisionado – accrued
adiantamentos – advances
advogado – US & Canada: lawyer, attorney-at-law; UK: barrister, solicitor; Scotland: advocate, solicitor.
afiliado – affiliated
ajuste de auditoria – audit adjustment
almoxarifado – stockroom
aluguel – rent
anexo – attached, enclosed
anterior – previous
aplicações – investments
aplicável, que se refere à … – applicable
aposentadoria – retirement
apropriação indébita – embezzlement, misappropriation
a quem interessar possa – to whom it may concern
arbitragem – arbitrage; purchase and sale of security for profit
armazém – warehouse
armazenamento – storage
arquivo morto – dead file
assinatura de periódicos – subscription
ata (de reunião) – minutes
atacado – wholesale
ativo – assets
ativo circulante – current assets
ativo fixo – fixed assets
ativo imobilizado – fixed assets
auditoria – auditing
aumento – increase
autarquia – autonomous public corporation; autonomous agency
autônomo – self-employed
autor – plaintiff, complainant, petitioner
avalista – guarantor
balança de pagamentos – balance of payments
balancete – balance sheet
bolsa de mercadorias – commodity exchange
bolsa de valores – stock exchange
BOVESPA (Bolsa de Valores do Estado de São Paulo) – the São Paulo Stock Exchange
bruto (não líquido) – gross
BVRJ (Bolsa de Valores do Rio de Janeiro) – the Rio de Janeiro Stock Exchange
CACEX (Carteira de Comércio Exterior) – the former foreign trade department of Banco do Brasil S.A.
cadastro – list; reference list; records; registry
caderneta de poupança – savings account
caixa – cash on hand
caixa 2 – off-book accounting
câmbio – foreign exchange
capital de giro – working capital
capital integralizado – paid-in capital, contributed capital
capital social – capital stock
capital subscrito – subscribed capital
carta de crédito – letter of credit
carta de garantia – letter of guarantee
carta-oferta – bid, bid bond
cartório de protestos – protest notary
cartório de registro de imóveis – County Records Office
cartório de registro civil – County Records Office
centro de custo – cost center
CFC (Conselho Federal de Contabilidade) – Federal Board of Accountancy
CGC (Cadastro Geral de Contribuintes) – Federal Revenue Service – Registration of Corporate Taxpayers (previous designation)
cheque pré-datado – post-dated check
CIC (Cadastro de Inscrição do Contribuinte) – Registration of Individual Taxpayers with the Brazilian Federal Revenue Service
CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica) – Federal Revenue Service – Registration of Corporate Taxpayers (current designation)
cobrança – collection
cobrar – to collect
COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) – Social Security Financing Contribution – an additional mandatory contribution to the financing of social security, based on the gross turnover of corporations.
comissão (sobre compras) – buying commission
comissão (sobre vendas) – sales commission
companhia limitada – see “sociedade limitada”
compensação – compensation
compra – purchase
concordata – composition with creditors; bankruptcy protection; bankruptcy composition. Pedir concordata – to file for bankruptcy protection law
concorrência pública – public bid
condições de pagamento – terms of payment
consórcio – a purchasing pool through which a group of people pay monthly installments on a certain item (e.g. a car) so that every month the group can afford to buy one of the items, which is then awarded by draw to one of the group members. There is a fee charged by the pool administrator but no interest.
construções – buildings
contabilidade – accounting
contabilidade de custos – cost accounting
conta corrente – checking accountt
contador – accountant
contas a pagar – accounts payable
contas a receber – receivable
contrato de compra e venda – contract of purchase and sale
contrato de promessa de compra e venda – promissory contract of purchase and sale
contrato social – articles of incorporation and bylaws (used primarily for corporations); alteração de contrato social – amendment to the articles of incorporation
contribuinte – taxpayer
correção monetária – inflation adjustment, indexation, monetary correction
correio eletrônico – E-mail; email
corrente, realizável a curto prazo – current
correspondência comercial – business writing, business letters
corretor de câmbio – exchange broker
CPF (Cadastro de Pessoas Físicas) – Individual Taxpayer Registration with the Federal Revenue Service
CPMF (Contribuição Provisória sobre Movimentação ou Transmissão de Valores e de Créditos e Direitos de Natureza Financeira) – Provisional Contribution on Financial Transfers, a federal tax on financial transactions, levied on bank account debits. Similar to Australia’s Bank Account Debits Tax.
crédito – credit
crédito rural – rural credit, farm loans
cronograma – timetable
CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido) – another federal tax levied on corporations for the financing of social security
curto prazo – short-term, short run
custeio variável – variable costing
custo Brasil – expression used to refer to the abnormally high costs of doing business in Brazil
custo benefício – cost-effectiveness, cost-benefit
dado (valor, número) – figure
DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) – a document for collection of federal revenue
dar baixa – to write off
dar quitação – to release from further obligation
data de vencimento – due date, maturity date, value date, deadline
débito – debt, debit
DECEX (Departamento de Comércio Exterior) – the new foreign trade department of Banco do Brasil S.A.
declaração de imposto de renda – income tax return
declarar imposto de renda – to file taxes
dedução de imposto – tax deduction
déficit – deficit
demonstrativo – statement
depósito (armazém) – warehouse
depósito (bancário) – deposit
depósito a prazo fixo – time deposit
depósito a vista – demand deposit
depreciação – write-down, depreciation
desfalque – embezzlement
despachante aduaneiro – customs broker, customs agent
despesas de correio – postage
diário oficial – official gazette
dia útil – business day, working day
diferido – deferred
dinheiro sonante – cash
direito civil – civil law
direito comercial – commercial law
direito do trabalho – labor law
direito internacional – international law
direito penal – criminal law
distribuidor – dealer
diversos – miscellaneous
dívida – debt
dívida externa – foreign debt
dividendos – dividends, earnings
DPF (Departamento de Polícia Federal) – Federal Police Department – includes immigration and naturalization matters
duplicata – draft; trade bill; bill of exchange
duplicatas a receber – trade receivables
emenda (alteração de contrato) – amendment
empregado, funcionário – employee, worker
empregador – employer
empresariado – business community
empréstimo (recebido) – borrowing
empréstimo – loan
encargos financeiros – financial charges
entidade – entity
entrada (sinal, pagamento inicial) – down payment
equivalência – equity
estatutos – articles of incorporation and bylaws (used primarily for NGOs)
estelionato – larceny
estoque – stock
estrangeiro, externo – foreign
exercício (período entre balanços) – fiscal year (US), financial year (Inglaterra)
extrato de conta – account statement
fábrica, parque industrial – plant
falência – bankruptcy
falido – bankrupt
fato gerador – taxable event
fatura – invoice
faturamento – total sales (total de vendas em um período); invoicing (ato de emitir documento referente à venda)
ferramentas – tools
fiador – guarantor
fiel depositário – depositary, a person to whom something is lodged in trust
filial – branch, branch office
financeiro – financial
financiamento – loan (countable, ex: get a loan), financing (uncountable, ex: get financing)
FIRCE (Financiamento e Registro de Capitais Estrangeiros) – financing and registration of foreign capital
fisco – tax authorities
fluxo de caixa – cash-flow
FMI (Fundo Monetário Internacional) – IMF (International Monetary Fund)
folha de pagamento – payroll
formulário – form
frete – freight
funcionário – employee, worker
fundo de comércio, reputação – goodwill
fusão (de empresas) – amalgamation, merger
ganhos ou perdas – gain or loss
ganhos – earnings
gratificação – bonus
hipoteca – mortgage
honorários advocatícios – attorney’s fees, lawyer’s fees
IBRACON (Instituto Brasileiro de Contabilidade) – Brazilian Institute of Accountants
ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) – a state value-added tax on services and circulation of goods
IGP (Índice Geral de Preços) – a consumer price index
imóveis – real estate
Imposto de Exportação – export tax
Imposto de Importação – import duty
imposto de renda – income taxes
imposto de renda retido na fonte – withholding tax, taxation at source (UK)
improcedente (julgado improcedente) – dismissed
inadimplente – defaulter
incentivo fiscal – tax incentive, tax break
incorporação (de empresas) – merger
indenização – compensation
inflação – inflation
instalações (fábrica) – facilities
integral – whole
integralizado – paid-in
inventário – inventory
investimentos – investments
IOF (Imposto sobre Operações Financeiras) – a federal financial operations tax
IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) – a federal excise tax on the manufacturing of goods
IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano) – municipal property tax
IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) – withholding tax (US), income tax withheld, taxation at source (UK)
isenção de imposto – tax exemption
ISS (Imposto Sobre Serviços) – municipal service tax (same as ISSQN)
ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza) – municipal service tax (same as ISS)
junta comercial – commercial registry
jurisprudência – common law
juro – interest
juro composto – compound interest
juro pós-fixado – floating interest rate, variable interest rate
juro prefixado – fixed interest rate
lançamento (contábil) – entry
lavagem de dinheiro – money laundering
lazer – entertainment
licitação – invitation for a bid; bid
licitante – bidder
linhas de crédito – lines of credit
liquidação (de um débito) – settlement
livro-caixa – cash book
livro-razão – ledger
longo prazo – long-term, long run
Ltda. (companhia limitada) – Ltd. (limited liability company)
lucro – profit
lucro bruto – gross profit
lucro líquido – net profit
lucros retidos – retained earnings
luz, água, etc. – utilities
mão-de-obra – labor
mão-de-obra direta – direct labor
máquinas e equipamentos – machinery and equipment
marca registrada – trademark
margem de lucro – margin
material de embalagem – packing material
material de escritório – office supplies
matérias-primas – raw materials
matriz – head office, headquarters
média – average
medida provisória – provisional executive order
método linear de depreciação – straight-line depreciation method
Ministério da Fazenda – Department of the Treasury (US), Ministry of Economy and Finance
mobília – furniture
nome fantasia – DBA (doing business as)
nota fiscal – invoice
nota fiscal de entrada – purchasing invoice, an invoice issued by a company upon the receiving of goods from sources exempt from issuing invoices
oferta e procura – supply and demand
orçamento (planejamento financeiro) – budget
orçamento (preço a ser cobrado) – cost estimate, price quotation
outorgado – proxy
outorgante – principal
pagamento antecipado – prepayment
pagamento a vista – cash payment
pagável, a pagar – payable
parado (inativo, ocioso) – idle
paraíso fiscal – tax haven
para os devidos fins – for all purposes (relating hereto)
parecer jurídico – legal opinion, legal advice
passivo – liabilities
passivo circulante – current liabilities
patrimônio líquido – net equity, shareholders’ equity
pedágio – toll
personalidade jurídica – corporate personhood
pessoa jurídica – corporation, artificial person; legal entity, juristic person
pessoa física – individual; natural person
petição inicial – complaint
PIB (Produto Interno Bruto) – GNP (gross national product)
PIS (Programa de Integração Social) – Social Integration Program, a tax levied on corporations’ total sales, created in 1970
PIS/PASEP (Programa de Integração Social / Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público) – the unification of PIS (Social Integration Program) with PASEP (Public Servant Fund) occurred in 1975
planilha eletrônica – worksheet; spreadsheet
plano de contas – chart of accounts
poder de compra ( – de consumo) – purchasing power, buying power
política cambial – foreign exchange policy
ponto de equilíbrio – break-even point
portaria – administrative rule, directive
poupança – savings
prazo de carência – grace period
preço de compra – purchase price
preço de custo – cost price
preço de venda – selling price
prédio – building
prescrição – statute of limitations
prestação (pagamento) – installment
procedente (julgado procedente) – granted
processar (mover uma ação em juízo) – to file a lawsuit
procuração – power of attorney
produtos acabados – finished goods
pró-labore – the remuneration of quotaholders actively involved in the management of the company. Usually a monthly withdrawal.
propaganda – advertising
propriedade – ownership
provisão de impostos – tax provision
publicidade – advertising
quebra de contrato – breach of contract
quebrado – bankrupt
quitação – settlement
razão social – corporate name
realizável a longo prazo – long-term assets
recebível – receivable
receita – income
receita bruta – gross income
receita cambial – export revenues
receita líquida – net income
Receita Federal – Internal Revenue Service (US)
reconhecer firma – to notarize; reconhecimento de firma – notarization
reembolso – reimbursement
regime de caixa – cash basis
regime de competência – accrual basis
registrar firma – to incorporate
registro (civil ou de imóveis) – County Records
relação custo x benefício – cost-benefit ratio
relatório, relatório anual – report, annual report
remessa de dinheiro – remittance
renda – income
reserva, fundo, subsídio – allowance
restituição de imposto de renda – income tax refund
retenção – withholding
reter – to withhold
retiradas mensais – monthly drawings, monthly withdrawals
retirar (dinheiro) – withdraw
retorno sobre o investimento – return on investment
réu – defendant, accused, respondent
revendedor – dealer
sacar – withdraw
saldo pendente – outstanding balance
Secretaria Estadual da Fazenda – California Franchise Tax Board, Department of Revenue (outros estados)
seguro – insurance
Simples Nacional – a simplified taxation system designed for mini or small Brazilian business
sociedade anônima – business corporation (EUA); public limited company (UK); joint stock company (other countries)
sociedade limitada – Brazilian limited liability company (LLC). Usually abbreviated to “Ltda.”
sonegação – tax evasion
subsidiária – subsidiary
superávit – surplus
superávit comercial – trade surplus
suprimentos – supplies
tabela – schedule; table
tabelião – notary public
taxa (índice de variação) – rate
taxa (preço de serviço) – fee
taxa de câmbio – exchange rate
taxa de inflação – inflation rate
taxa de juros – interest rate
taxas alfandegárias – custom duties
terceirização – contracting out of services, outsourcing
terrenos – land
tesouro, tesouraria – treasury
tomada de preços – price quotation
trabalho em andamento – work in progress
tradutor juramentado – public translator, certified translator, sworn translator
trâmites legais – legal proceedings
transferência – transfer
tributação – taxation
trimestral – quarterly
trimestre – quarter
trocar um cheque – cash a check
UFIR (Unidade Fiscal de Referência) – an official government index number used for inflation adjustments
valor contábil – book value
valor escriturado – written-down value
valor residual – residual value
varejo – retail
vencido (sem validade) – expired, void
vencimento – maturity
vendas – sales
vendas líquidas – net sales
zelador, encarregado de limpeza – janitor

Translation Lesson: Legal Documents

I have compiled this list of difficult Portuguese vocabulary and phrases from my experience with translating legal documents from Portuguese to English. I hope you find it helpful! And remember, if you do not see something here that you think should be added, let me know!

Thanks! -Portuguese Blogger

Words

certidão – Certificate (i.e. “certidões de nascimento, casamento ou óbito” – certificates of birth, marriage or death)

contribuinte – taxpayer (“número do contribuinte” – taxpayer’s number)

declaração – affidavit, declaration

distrito – township

lar – home

escrevente – clerk

ficha – record, file

imóveis – properties

juros – interest

lavrado -worught

logradouro – address, location

multas – fines

municipal – city

outorgante – signatory

pessoa jurídica – legal entity

responsável – person in charge, responsible for

notário OR tabelião – notary

tabelionato – notary office

testamento – will

Phrases

“cadastro nacional da pessoa jurídica (CNPJ)” – national registry of legal entities

“capital integralizado” – integrated capital

“comprovante de inscrição e de situação cadastral” – proof of registration and registry status

“corregedoria geral da justiça” – internal affairs, or judicial administrative department

“documento único de arrecadação (DUA)” – state tax payment voucher

“eu dou fé” – i so certify

“informações complementares” – additional information

“corregedoria geral da justiça” – internal affairs of justice

“nome empresarial” OR “razão social” – business name

“número de inscrição” – registration number

“junta comercial” – board of trade

“ministério da fazenda” – the ministry of finance, department of treasury

“receita federal do brasil” – internal revenue of brasil

“República Federativa do Brasil” – federative republic of brazil

“secretaria de indústria e comércio” – secretariat of industry and commerce

“selo de autenticidade” – stamp of authenticity

“selo de fiscalização” – seal of authenticity

“situação cadastral” – registry status

“sociedade empresário limitada” – limited liability partnership